副業でも本業でも、打ち合わせ前の「資料読み込み」がいちばん重いです。
しかも、ただ読むだけだと頭に入りきらないんですよね。
僕も以前は、先方からもらった会社概要、サービス資料、提案背景、過去の議事録あたりを順番に読んで、なんとなくメモしてMTGに入っていました。
ただ、このやり方だと「読んだのに整理できていない」状態になりやすかったです。
実際、読み終わった時点では理解した気になるのに、いざ打ち合わせが始まると
「この会社、結局いま何に一番困っているんだっけ？」
みたいに、頭の中がふわっとすることがありました。
最近は、その準備にNotebookLMを使うことが増えました。
今日は実際に、自社サービスの導入を検討しているクライアントとの打ち合わせに参加してきたのですが、事前準備をしていたこともあって、会話自体はかなりスムーズに進められた感覚がありました。
その中でも、先方からもらった資料をNotebookLMに入れて要約し、疑問点を洗い出してからMTG準備する流れが、今のところ僕にはいちばんしっくりきています。
今回はその流れを、実務で使う前提で整理してみます。
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なぜMTG準備は、資料を読んだだけでは足りないのか
資料を読むこと自体は大事です。
でも実務で本当に必要なのは、内容を読むことよりも、会話で使える状態まで整理することだったりします。
ここが意外と難しいです。
たとえば、先方資料には次のような情報が混ざっています。
• 会社として言いたいこと
• 現場が本当に困っていること
• 営業資料としてきれいに見せている部分
• まだ曖昧なままの前提
• こちらが確認すべき条件
このあたりが一つのPDFやスライドに全部入ってくるので、普通に読むだけだと「情報は見た。でも論点は整理できていない」状態になりやすいです。
僕もここで何度も失敗しました。
資料はちゃんと読んでいるのに、打ち合わせの場で確認すべきポイントが抜けていて、終わったあとに
「それ、先に聞いておけばよかったな…」
となることがあったんですよね。
だから僕は、MTG準備では「要約」よりも先に、論点を切り出せるかどうかを重視するようになりました。
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NotebookLMがハマるのは、読む作業より「整理する作業」
NotebookLMのいいところは、資料を単に短くまとめることではないと思っています。
僕の感覚では、強みはむしろ
資料をもとに、考えるための土台を作ってくれること
にあります。
たとえば、先方から以下のような資料をもらったとします。
• 会社紹介資料
• サービス概要資料
• 現状課題のメモ
• 既存運用フロー
• 打ち合わせ前の質問表
これを人力だけで整理しようとすると、読みながら頭の中で関係性を作らないといけません。
でもNotebookLMに入れておくと、
• この会社は何をやっているのか
• 今回のMTGの目的は何か
• 先方の課題として明示されているものは何か
• 書いていないが確認したい論点は何か
といった形で、整理の起点を作りやすいです。
ここがかなり助かります。
要するに、最初の「散らかった情報を、話せる形にする」工程を軽くしてくれるんですよね。
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僕がいま一番しっくりきている準備の流れ
僕はいま、だいたい次の流れでMTG準備をしています。
1. 先方からもらった資料を全部入れる
まずは資料をNotebookLMにまとめて入れます。
ここで大事なのは、きれいに選別しすぎないことです。
最初から「これは不要だろう」と切り捨てると、あとで文脈が抜けることがあります。
もちろんノイズが多すぎるのもよくないですが、最初は少し広めに入れておいた方が、全体像をつかみやすいかなと思います。
2. まずは要約させる
次に、全体をざっくり要約させます。
この段階では、精度100点を求めません。
ここで欲しいのは、完璧なまとめではなく
「この資料群は、ざっくり何の話なのか」
を短時間でつかむことです。
僕の場合、ここで「思っていたより導入検討が進んでいそう」「いや、まだ課題整理の段階だな」みたいな温度感を見ます。
3. 疑問点を洗い出す
ここが一番大事です。
要約のあとに、
「この資料を読んだ上で確認すべき不明点を挙げて」
「意思決定に必要なのに資料上では不足している情報は？」
「導入検討の障壁になりそうな点は？」
のように投げて、疑問点を洗い出します。
僕はこの工程があるだけで、MTG準備の質がかなり変わると感じています。
実際、今日の打ち合わせでも、事前に頭の中が整理されていたので、会話の流れに振り回されにくかったです。
質問を思いつきで出すのではなく、
「この場で何を確認できれば前に進むか」
という目線で話しやすかったんですよね。
4. 最後に自分で並べ替える
NotebookLMが出してくれた内容を、そのまま使うことはあまりありません。
ここはかなり大事です。
AIが出した疑問点や要約は便利ですが、あくまで下書きです。
最終的には自分で見て、
• 今回のMTGで必ず聞くこと
• 余裕があれば聞くこと
• 今回は聞かず、次回に回していいこと
に分けます。
この最後の並べ替えは、人間がやった方がいいです。
というより、ここをやるからこそ準備になります。
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実務で難しいのは「要約」ではなく、「何を聞くか」の判断
NotebookLMを使い始めると、最初は要約の便利さに目が行きます。
でも、実務で本当に差が出るのはそこではないです。
難しいのは、何を質問にするかです。
たとえば、資料を読んで気になる点が10個出たとしても、その10個を全部MTGで聞けばいいわけではありません。
ここで判断が必要になります。
その疑問は、今回のMTGの目的に直結しているか
これがまず一つ目です。
気になることがあっても、今回の場で確認すべきことでなければ、聞きすぎると論点が散ります。
僕も昔、準備しすぎた結果、聞きたいことが増えすぎて、逆に打ち合わせがぼやけたことがありました。
ちゃんと準備したはずなのに、終わると「で、結局いちばん大事な話は何だったんだっけ」となるんですよね。
これは地味にしんどいです。
相手がその場で答えられる問いになっているか
もう一つ大事なのは、質問の粒度です。
たとえば、
「御社の課題をもっと詳しく教えてください」
だと広すぎます。
一方で、
「現状の運用で、予約確定までに手作業が入るのはどの工程ですか？」
のように聞けると、会話が進みやすいです。
NotebookLMを使うと論点の候補は出しやすいですが、相手が答えやすい問いに変換する作業はやっぱり自分でやる必要があります。
ここは実務っぽいところだなと思います。
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使うときに気をつけていること
便利だからこそ、少し気をつけた方がいい点もあります。
AIの要約をそのまま信じすぎない
これはかなり大事です。
資料の解釈が少しずれていたり、ニュアンスが丸まったりすることは普通にあります。
なので僕は、NotebookLMで出てきた整理結果を見たあと、元資料の該当箇所も軽く見直します。
全部読み直す必要はないですが、重要な判断に関わる部分は一度原文に戻った方が安心です。
資料にないことまで「分かった気」にならない
AIに要約させると、資料の空白もなんとなく埋まった気になります。
でも、書いていないことは書いていないです。
ここを見落とすと危ないです。
むしろNotebookLMを使うなら、
「何が分かったか」よりも
「何がまだ分からないか」
を出すために使った方が、実務では価値が高い気がしています。
最終的な準備物はシンプルにする
準備がうまくいくと、メモがどんどん増えます。
ただ、当日見るメモまで長くすると、逆に使いにくいです。
僕は最後、できるだけ
• 相手の現状理解
• 仮説
• 確認したいこと
• 今日のゴール
くらいまで削るようにしています。
準備段階では広く考えて、持ち込むメモは狭くする。
このくらいがちょうどいいです。
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NotebookLMは「賢くなる道具」ではなく、「整理を速くする道具」
ここは少し大事な感覚です。
NotebookLMを使うと、なんとなく自分の理解力が上がったように感じることがあります。
でも実際は、理解そのものというより、整理までの速度が上がるに近いかなと思います。
つまり、
• 資料の全体像をつかむ
• 抜けている論点を見つける
• 疑問点をたたき台にする
• MTG前に思考を整える
このあたりを速くしてくれる道具です。
僕自身、これからクライアントとのMTGに臨むときは、この流れをかなりベースにしていきそうです。
思考の整理の速さが全然違うからです。
もちろん、最後に考えるのは自分です。
でも、そこに行くまでの摩擦を減らしてくれるだけでも、かなり助かります。
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まとめ
先方からもらった資料を使ってMTG準備をするなら、NotebookLMはかなり相性がいいです。
特に役立つのは、要約そのものよりも、
疑問点を洗い出して、論点を整理するところ
だと僕は感じています。
資料を読んだだけでは、分かった気になることがあります。
でも実務では、
「今回の打ち合わせで何を確認すべきか」
まで落とせて、はじめて準備になったと言えることが多いです。
僕もまだ毎回うまくできるわけではないですし、質問を広げすぎて失敗したこともあります。
それでも、資料をただ読むだけだった頃に比べると、今のやり方の方がずっと会話しやすいです。
まずは、
1. 資料を入れる
2. 要約させる
3. 疑問点を出す
4. 自分で質問を絞る
この流れだけでも試してみると、かなり変わるかなと思います。
なお、実際に僕がどういう観点で疑問点を出しているか、
どこまでAIに任せてどこから自分で判断しているか、
MTG前メモをどういう形に落としているかといった、もう一歩実務寄りの話は、別で深掘りしてまとめようと思っています。
ブログではまず入口として全体像までにしておきますが、現場でそのまま使える形まで落とし込みたい人には、そちらの方が役立つはずです。
