どうも、ウェブ系ウシジマくんです。
副業でも本業でも、打ち合わせ前の資料読みって、地味にかなり重いですよね。
読む量が多いわりに、読んだだけでは頭の中がそこまで整理されないことも多いです。
僕も前までは、先方からもらった会社概要とかサービス資料とか、提案背景とか過去の議事録とかを順番に読んで、軽くメモしてそのままMTGに入ることが多かったです。
でもこのやり方、読んではいるのに整理できていない、みたいな状態になりやすかったんですよね。
読み終わった直後は分かった気になるんですけど、いざ打ち合わせが始まると
「結局この会社って、いま何に一番困ってるんだっけ？」
みたいに、自分の頭がちょっと曖昧になることがありました。
最近は、この事前準備でNotebookLMを使うことが増えました。
今日も、自社サービスの導入を検討しているクライアントとの打ち合わせに参加してきたんですが、事前に整理していた分、会話はかなり進めやすかった気がします。
特に、先方からもらった資料をNotebookLMに入れて、まず要約させて、そのあと疑問点を出していく流れは、今のところかなりしっくりきています。
たぶん今後も、クライアントMTGの準備はこの流れをベースにすると思います。
思考の整理の速さが、やっぱり全然違うんですよね。
なぜ資料を読んだだけだと、MTG準備としては足りないのか
資料を読むこと自体はもちろん大事です。
でも実務だと、それだけでは足りないことが多いです。
というのも、打ち合わせで必要なのは「内容を読んだこと」ではなくて、「会話で使える状態まで整理できていること」だからですね。
ここが意外と難しいわけですよ。
先方の資料って、だいたい色んなものが混ざっていますよね。
会社として伝えたいこともあるし、現場が本当に困っていることもあるし、営業資料として少しきれいに見せている部分もあります。
まだ曖昧な前提もあれば、こちらが確認しないといけない条件もあります。
そういうのが一つのPDFとかスライドに全部入ってくるので、普通に読んでいるだけだと、情報は見たけど論点は整理できていない、になりがちです。
僕もここは何回もやらかしました。
資料はちゃんと読んでいたのに、打ち合わせが終わったあとで
「あ、それ先に聞いておくべきだったな…」
となることが普通にあったんですよ。
なので今は、MTG準備では要約そのものより、先に論点を切り出せるかをかなり意識しています。
NotebookLMがハマるのは、読む作業より整理する作業
NotebookLMって、単純に資料を短くまとめる道具として見ると、ちょっともったいない気がしています。
僕の中では、要約ツールというより、考える前の土台を作る道具に近いです。
たとえば、先方から会社紹介資料、サービス概要、現状課題のメモ、既存フロー、事前質問表みたいなものをまとめてもらうことがあります。
これを人力だけで整理しようとすると、読みながら頭の中で関係をつないでいく必要があります。
これがまあ、そこそこ大変です。
NotebookLMに入れておくと、
「この会社は何をやっているのか」
「今回のMTGの目的は何か」
「先方が課題として明示しているのは何か」
「資料には書いていないけど確認したいことは何か」
みたいな整理の入口を作りやすいです。
ここがかなり助かります。
最初の、散らかった情報を話せる形にしていく工程を軽くしてくれる感じですね。
僕が今しっくりきているMTG準備の流れ
今の僕は、だいたいこの流れで準備しています。
1. 先方からもらった資料をまとめて入れる
まずはNotebookLMに資料を入れます。
ここであまりきれいに選別しすぎない方が、個人的にはうまくいきやすいです。
最初から「これはいらないだろう」と削ると、あとで文脈が抜けることがあるんですよね。
もちろんノイズが多すぎるのも困るんですが、最初は少し広めに入れておいた方が全体像はつかみやすいかなと思っています。
2. ざっくり要約させる
次に、全体をざっくり要約させます。
この段階では、そこまで完璧さは求めていません。
欲しいのは100点の要約というより、
「この資料群って、ざっくり何の話なんだっけ」
を短時間でつかむことです。
僕はここで、導入検討がどのくらい進んでいそうかとか、まだ課題整理の段階なのかとか、そういう温度感も見ます。
3. 疑問点を洗い出す
ここが一番大事です。
要約のあとに、
「この資料を見たうえで確認すべき不明点を挙げて」
「意思決定に必要なのに、資料では不足している情報は？」
「導入検討の障壁になりそうな点は？」
みたいに聞いて、疑問点を出していきます。
僕はこの工程があるだけで、準備の質はかなり変わるなと感じています。
今日の打ち合わせでも、事前に頭の中が整理されていた分、会話の流れにそこまで振り回されませんでした。
思いつきで質問するというより、
「この場で何を確認できれば前に進めるか」
という目線で話せたのは大きかったです。
4. 最後は自分で並べ替える
NotebookLMが出してくれた内容を、そのまま持っていくことはあまりないです。
ここはやっぱり人がやる部分かなと思っています。
AIが出してくれた要約や疑問点はかなり便利なんですが、あくまで下書きです。
最後は自分で見て、今回のMTGで絶対に聞くこと、余裕があれば聞くこと、今回は聞かなくていいことに分けます。
この並べ替えをやるから、準備になるんですよね。
逆にここを飛ばすと、ただAIに整理してもらっただけで終わりやすいです。
実務で難しいのは、要約より「何を聞くか」
NotebookLMを使い始めると、最初は要約の便利さに目が行きやすいです。
でも、実務で本当に難しいのはそこではない気がします。
難しいのは、何を質問にするかです。
資料を読んで気になる点が10個出たとしても、その10個を全部その場で聞けばいいわけではないんですよね。
ここは判断が要ります。
その疑問は、今回のMTGの目的に直結しているか
まず大事なのはそこです。
気になることがあっても、今回の場で確認しなくていいものまで拾うと、論点が散ります。
僕も昔、準備しすぎて逆に打ち合わせをぼやかしたことがあります。
ちゃんと準備したはずなのに、終わったあとに
「で、今日いちばん大事な話って何だったんだっけ」
みたいになると、結構しんどいです。
相手が答えやすい問いになっているか
もう一つは、質問の粒度です。
たとえば、
「御社の課題を詳しく教えてください」
だと広すぎることがあります。
でも、
「現状の運用で、予約確定までに手作業が入るのはどの工程ですか？」
くらいまで落とすと、相手も答えやすいです。
NotebookLMは論点の候補を出すのは得意です。
ただ、その論点を会話で使える質問に変えるところは、やっぱり自分でやる必要があります。
このあたりが、実務では意外と差が出る気がしています。
使うときに僕が気をつけていること
便利なんですけど、使うときに少し気をつけていることもあります。
要約をそのまま信じすぎない
これは本当にあります。
資料の解釈が少しずれていたり、細かいニュアンスが丸くなっていたりは普通にあります。
なので僕は、NotebookLMで整理したあとに、重要そうな部分だけ元資料を見直すようにしています。
全部読み直すほどではないですが、判断に関わるところは原文に戻った方が安心です。
資料にないことまで分かった気にならない
AIに要約させると、資料の空白まで埋まった気になりやすいです。
でも、書いていないことはやっぱり書いていないんですよね。
むしろNotebookLMは、
「何が分かったか」
より
「何がまだ分からないか」
を出すために使った方が、実務では価値がある気がしています。
当日持っていくメモは絞る
準備がうまくいくと、メモがどんどん増えます。
僕も気を抜くとすぐ増えます。
でも、当日見るメモまで長いと、逆に使いにくいです。
なので最後は、相手の現状理解、こちらの仮説、確認したいこと、今日のゴール、くらいまで絞ることが多いです。
準備では広く考えて、本番では狭く持つ。
このくらいがちょうどいいかなと思っています。
NotebookLMは、賢くなる道具というより整理を速くする道具
ここは個人的に大事な感覚です。
NotebookLMを使うと、自分の理解力が上がったような気持ちになることがあります。
でも実際には、理解力そのものというより、整理までのスピードが上がる、の方が近い気がします。
資料の全体像をつかむとか、抜けている論点を見つけるとか、疑問点のたたき台を作るとか、MTG前に頭の中を整えるとか。
そういうところを速くしてくれる道具ですね。
僕自身、これからクライアントとのMTGに入るときは、この流れをかなりベースにしていくと思います。
最後に考えるのは自分なんですが、そこに行くまでの摩擦を減らしてくれるだけでも、かなりありがたいです。
まとめ
先方からもらった資料でMTG準備をするなら、NotebookLMはかなり相性がいいと思います。
特に便利なのは、要約そのものというより、疑問点を出して論点を整理するところです。
資料って、読んだだけだと分かった気になりやすいですからね。
でも実務では、今回の打ち合わせで何を確認するかまで落とせて、やっと準備になったと言えることが多いです。
僕も毎回うまくできるわけではないですし、質問を広げすぎて失敗したこともあります。
それでも、ただ資料を読むだけだった頃よりは、今のやり方の方がかなり会話しやすいです。
まずは、
- 資料を入れる
- 要約させる
- 疑問点を出す
- 自分で質問を絞る
この流れだけでも試してみると、だいぶ変わるんじゃないかなと思います。
もう少し実務寄りの話、たとえば
- どの資料を入れるか
- 何をAIに任せて、どこから自分で見るか
- 質問候補をどう絞るか
あたりは、実際の現場だと迷いやすいポイントだと思います。
このあたりは無料記事だけだとどうしても浅くなってしまうので、別で実務向けに整理しています。
僕自身もここを整理できるようになってから、MTGでの詰まり方がかなり減りました。
もし、明日からそのまま使える形まで落とし込みたい方は、こちらのnoteが役に立つと思います👇
NotebookLM有料プランでMTG準備はどこまで変わるのか
というわけで、今回のエントリーではNotebookLMを使ったMTG準備の流れについてお伝えしました！
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
